شورای سیاست‌گذاری جایزه‌ غزل متشکل از حامد ابراهیم‌پور، علیرضا بهرامی، هادی خورشاهیان و محمدرضا شالبافان است. 

شرایط شرکت در این دوره از جایزه به شرح زیر اعلام شده است: کتاب در سال 90 یا 91 منتشر و در شناسنامه‌ کتاب ذکر شده باشد، کتاب چاپ اول و به زبان فارسی در ایران منتشر شده باشد، برگزیده‌ اشعار یا مجموعه‌ گروهی نباشد، کتابی مجموعه‌ غزل محسوب می‌شود که دست‌کم 70 درصد صفحه‌های آن را شعرهایی در قالب غزل تشکیل داده باشد، علاقه‌مندان به شرکت در این بخش باید 6 نسخه از اثر خود را تا 16 مردادماه 1392 به نشانی تهران، صندوق پستی 1335 - 13185 دبیرخانه‌ جایزه غزل بفرستند. 

همچنین در بخش مجموعه‌ منتشر نشده هم که برای کشف استعدادهای شعری یا تشویق شاعران به چاپ مجموعه‌ غزل برگزار می‌شود، آن دسته از شاعرانی که تاکنون مجموعه‌ غزل منتشر نکرده‌اند، آثار خود را با توجه به شرایط زیر: - تنها - از طریق نشانی پست الکترونیکی می‌توانند بفرستند
jayzeh.ghazal@gmail.com 

شرکت‌کنندگان در این بخش نباید تاکنون (چه در سال‌های گذشته و چه امسال) مجموعه‌ غزل منتشر کرده یا برای انتشار به ناشری سپرده باشند. انتشار کتاب یا مجموعه‌ شعر در قالب‌های دیگر برای شرکت در این بخش مانع محسوب نمی‌شود.
 
مجموعه شعرها باید به زبان فارسی باشد، تعداد غزل‌ها باید دست‌کم 30 عدد باشد یا دست‌کم 64 صفحه‌ یک کتاب را شامل شود، آثار باید در فرمت ویندوز 2003 يا 2007 باشد. از فرستادن اثر در قالب پي دي اف يا پرينت جدا خودداری شود که در این صورت، در چرخه‌ی داوری آثار قرار نخواهد گرفت. 

حضور در این بخش برای تمامی شاعران فارسی‌زبان داخل و خارج کشور آزاد است، در این بخش نیز علاقه‌مندان تا 16 مردادماه 1392 فرصت دارند شعرهای خود را به نشانی پست الکترونیکی جایزه بفرستند.
 
گزیده‌ای از آثار برگزیدگان این بخش، با حمایت دبیرخانه جایزه‌ غزل در قالب یک مجموعه‌ غزل منتشر خواهد شد، نخستین دوره جایزه‌ کتاب سال غزل با دبیری حامد ابراهیم‌پور برگزار می‌شود.
 
دبیرخانه‌ جایزه‌ کتاب سال غزل همچنین اعلام کرده است که هر سال هم‌زمان با آیین پایانی این جایزه‌ ادبی، از یکی از غزل‌سرایان معاصر درگذشته یا در قید حیات که در سیر تکوینی غزل معاصر نقش بسزایی داشته‌، با برگزاری مراسمی قدردانی می‌کند. 

برنامه‌ زمان‌بندی جایزه‌ کتاب سال غزل به این شرح اعلام شده است: اعلام فراخوان: یکم اردیبهشت، روز بزرگداشت سعدی، اعلام نام نامزدهای جایزه: یکم مهرماه، سال‌روز تولد حسین منزوی و اعلام اسامی برگزیدگان: 20 مهرماه، روز بزرگداشت حافظ.